2025年12月14日 定例MTG 議事録
議事録：定例ミーティング
日時: 2025年12月14日
参加者: 柳澤誉之、坪田幸典、尾花山和哉
場所: オンライン
1. 会議の概要
本会議では、直前のYouTubeライブ配信に向けた準備確認、団体運営におけるタスク管理ルールの策定、および会員管理における未連絡者への対応方針について協議を行った。また、ライブ配信終了後には配信内容の振り返りを行い、今後のコンテンツ制作の方向性や効率化（AI活用）について議論した。
2. 主な議論のポイント
ライブ配信準備と課題: 配信枠の事前設定や通知の問題、関係者からの期待と懸念への対応。
タスク・会計管理: Webホスティング費用の扱い、キャッシュフロー計算書の担当変更、領収書整理のルール化。
会員管理: 決済済みだが連絡が取れない会員（Discordロール未付与）への対応方針。
タスク管理運用: NotebookLMを活用したタスク抽出とスプレッドシートへの反映方法、ステータス定義の明確化。
ライブ配信振り返り: 視聴者数、配信時間帯（日曜夜）の是非、解説動画のコンテンツ化、AI（NotebookLM）を活用したスライド作成の効率化。
次回配信テーマ: 受注に至らなかったプロポーザル案件の提案内容の共有と分析。
3. 決定事項の詳細
議題1：連絡がつかない有料会員への対応方針
【背景】
決済は完了しているが、Discordに参加していない、またはDM等の連絡に返答がない会員が存在する。サービス提供ができていない状態で会費を受領し続けることの是非とトラブルリスクが懸念された。【検討された選択肢】
雑談配信などで広く呼びかけを行い、連絡を待つ。
そのまま保留とする。
返金処理を行い、以後の決済を停止する。
【決定事項】
会員に対して最後のアラート（メール等）を行う。
それでも連絡がない場合、2回目の決済が発生する前に「初月分の返金処理」を行う。
以後の自動決済を停止する設定を行う。
【決定理由】
サービス未提供のまま金銭を受領することは適切ではなく、後々トラブルが生じる可能性もあることから、早期に返金対応を行うことが最善であると判断したため。【実施事項】
尾花山: 対象会員へ再度メールを送付し、反応がなければ返金・決済停止処理を行う（次回会議までに報告）。
議題2：タスク管理ルールの改定と自動化
【背景】
NotebookLMを用いて議事録からタスクを抽出しているが、既存のスプレッドシートに上書きしてしまう問題や、タスクステータスの定義が曖昧であるという課題があった。【検討された選択肢】
手動で管理する。
GAS（Google Apps Script）を用いて、NotebookLMの出力結果と既存タスクをマージ（不足分を追加）する仕組みを構築する。
【決定事項】
タスク管理シートへの反映は、GASを使用して「不足しているタスクを下に追加する」方式を採用する。
タスクステータスを以下の6つに定義する：
未着手
対応中
保留
キャンセル
確認待ち（個人で操作できる上限）
完了（会議で全員が確認した上でステータス変更）。
完了タスクはフィルターでデフォルト非表示にする。
【決定理由】
タスクの抜け漏れを防ぎつつ、進捗管理の透明性を高めるため。また、個人の判断で「完了」とすることを防ぎ、チーム全体での確認プロセスを徹底するため。【実施事項】
尾花山: タスク追加用のGASの実装とシート整備。
柳澤: スプレッドシートのステータス設定（プルダウン等）とフィルター設定の変更。
議題3：会計業務およびタスク整理
【背景】
法人設立に伴う会計処理、キャッシュフロー管理の分担を明確にする必要がある。【決定事項】
ウェブサイトのホスティング費用タスクは現状発生していないため削除する。
キャッシュフロー計算書の作成は、柳澤氏から尾花山氏へ引き継ぐ（尾花山氏が事業計画書を元に作成）。
税務署関連のタスクは確認事項があるため1週間延期とする。
【決定理由】
柳澤氏がキャッシュフロー計算書の作成に難航しており、ビジネスケース作成経験のある尾花山氏が担当する方が効率的であるため。【実施事項】
尾花山: 事業計画フォルダを参照し、キャッシュフロー計算書を作成する。
坪田: 名刺代の領収書に番号（12番）を振り、所定のフォルダへ格納する。
議題4：次回以降のコンテンツ制作方針
【背景】
ライブ配信の振り返りにおいて、日曜夜の集客課題や、コンテンツの質の向上（スライド作成の効率化、解説動画の需要）が議論された。また、受注できなかったプロポーザル案件の情報を有効活用したい意向がある。【決定事項】
次回テーマ: 受注できなかったプロポーザル案件の提案内容を共有する。ただし、リスクヘッジのため、資料はPDF化したものをAI（まじん式等）で再構成・サニタイズしてから公開する。
スライド作成: 過去の配信や文字起こしデータをNotebookLMに入力し、スライド生成プロンプトを活用して自動生成する実験を行う。
動画形式: ライブ配信の切り抜きや、特定の用語（予算決定プロセス等）に絞った解説ショート動画の制作を検討する。
【決定理由】
失敗事例（失注案件）の共有は視聴者にとって有益なコンテンツとなるが、関係者への配慮が必要なためAIによる再構成を行う。また、コンテンツ制作の工数削減と質向上のため、AIツールを積極的に活用する方針とした。【実施事項】
柳澤: アーカイブ動画の文字起こしとNotebookLMを活用し、団体のトーンに合わせたスライドを試作・共有する。
坪田/柳澤/尾花山: プロポーザル資料をAIで再構成し、次回配信で使用可能か確認する。
4. 次回までのアクション項目
5. 次回会議の予定
日時: 来週（具体的な日時は別途調整、または定例日時）
予定議題:
プロポーザル案件の提案内容共有（AI再構成資料の確認）
タスク進捗確認
特記事項:
年末の最終ライブ配信は、12月27日以降（暫定で28日）に実施する方向で調整中。
新規PC購入費用の経費計上について確認が必要。
コメント
コメントを投稿